M'organiser dans mon travail

Objectifs du module

• savoir construire des procédures pour son travail
• connaître les leviers qui aideront à être plus efficaces et aussi les activer

Prérecquis

• je sais poser un regard critique sur ma pratique professionnelle
• je sais utiliser une feuille de calcul

Contenus

• analyse d'un cycle de travail (journée, semaine, etc.)
• échanges discussion sur les moyens de structurer son temps
• identification des éléments à prendre en compte dans la gestion de son travail
• construire des stratégies (hiérarchiser son travail, s'outiller, mieux définir ses tâches/fiche de poste)
• organiser l'évaluation de ces stratégies
• les règles de base à connaître

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Notre intervention !

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Être productif n'est pas être occupé !

L’organisation du travail recouvre un vaste ensemble d'éléments se trouvant en interaction, regroupés au sein d'une structure régulée, disposant d'un système de communication pour faciliter la circulation de l'information, dans le but présumé de répondre à des besoins et/ou d'atteindre des objectifs déterminés.

Constat : Je perds du temps, problème d'organisation ?!

• quelles en sont les causes ?
  • être au clair avec ce que j'ai à faire
  • les autres
  • l'environnement
  • le manque d'informations
  • etc.
• quelles en sont les conséquences ?
  • crédibilité
  • argent
  • mal être
  • risques sécuritaires, sanitaires
• quelles tâches posent problème ?

Analyse des tâches

Les INPUT :Ce qui est en jeu dans la réalisation d'une mission/tâche :

• RH
• information
• matériels
• temps
• décisions
• environnement
• compétences
• humeur, état d'esprit, santé
• tâche

Ce qui vient parasiter la réalisation d'une tâche

Ce sur quoi je peux agir seul et qui est à ma portée

• utiliser un agenda, une todo list
• me donner des temps pour réaliser mon travail
• faire les choses embêtantes en premier
• etc.

Ce sur quoi je peux agir seul mais qui va demander du temps, des moyens...

• organiser le classement des documents
• les numériser, les mettre à disposition
• etc.

Ce qui ne m'appartient pas ou pas complètement

• me former
• construire des process
• bouger dans l'espace et ou aménager mon espace de travail

Outils numériques

• Gestion du temps :
  • http://www.chronometre-en-ligne.com/
  • http://www.decompte.net/compte-a-rebours/
• Partage de fichier :
  • Dropbox
• Écrire ensemble :
  • framapad
• Mapping :
  • Vue
  • Mind mapping
• Todo list :
  • Tomboy
  • Nitro
• Caler une date :
  • doodle
  • framadate
• Plan projet :
  • Ice Scrum
  • Redmine
  • Trello
  • PHP Collab
• Vision :
  • Appear.in
  • Skype / hangout
  • Big blue botton

Fiche de poste

La question de la gestion du temps renvoie à celle de l'organisation du travail et donc à celle de la fiche de poste

• Une fiche de poste c'est entre autre :
  • des fonctions ;
  • des tâches ;
  • des conditions de réalisation des tâches (temps, lieux, technique, réglementaire, etc.) ;
  • un place à l'intérieur de l'organisation ;
  • des compétences ;

• Réfléchir sur les conditions d'exercice de son activité c'est revisiter :
  • fonctions/tâches/fréquence/input ;
  • organigramme/relation aux autres (chaîne de responsabilité/critères d'évaluation de son travail) ;

Les leviers

Pas d'outil ultime pour répondre à la problématique 

• • dissocier ce qui relève de l'engagement citoyen de ce qui relève de son modèle de développement
  • une posture intellectuelle pour gagner en efficacité dans son travail
  • hiérarchiser ses tâches
  • figer certaines tâches dans son agenda, planifier certaines tâches
  • se doter d'outils de mesure de son temps
  • nettoyer son agenda des choses inutiles
  • savoir déléguer et aussi dire NON
  • une bonne gestion de ses mail, de son DD

• Pour aller plus loin dans son travail :
  • de la mesure, du contrôle (contrôle du temps, de la réussite des tâches, de son plaisir au travail, des risques encourus pour soi et les autres, etc.) ;
  • la mesure pour pouvoir faire des choix (aide à la décision) ;
  • se doter de procédures et d'outils (certaines obligatoires !!) ;
  • impliquer les autres dans la recherche de solutions

La feuille de route

Feuille de route

• • lister les choses à faire pour la journée de demain, la semaine, le mois, l’année ;
  • estimer le temps nécessaire à chaque acte ;
  • se fixer des objectifs réalisables sinon risques d’insatisfaction ;
  • chaque jour prendre quelques instants en début de journée ou la veille au soir pour planifier ses priorités : lister ce qui est à faire dans la journée (cf feuille jour), max 2/3 priorités ;
  • faire un planning ;
  • laisser des espaces libres dans l’emploi du temps pour gérer les urgences ;
  • rassembler vos déplacements. Essayer de limiter vos déplacements ;
  • prévoir une demi journée pour l’administratif de 13H à 16H
  • ranger son bureau en fin de journée et préparer sa journée du lendemain, libère son esprit : satisfaction ;
  • avoir toujours sur soi ou en voiture votre agenda et de de quoi noter ;

Un système de classement des tâches : 1. Les tâches importantes et urgentes qui ne peuvent être déléguées
2. Les tâches importantes mais non urgentes
3. Les tâches urgentes mais peu importantes qui peuvent être déléguées
4. Les tâches ni importantes ni urgentes à déléguer ou à supprimer

Des lois

• Loi de Murphy : si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner ;
• Loi de Carlson : une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ;
• Loi de Pareto : 80% des résultats sont produits par 20% du travail Effectué ;
• Loi de Parkinson : tout travail tend à se dilater pour occuper tout le temps disponible ;
• Loi de Laborit : chaque individu a une inclination naturelle à fuir le stress et à rechercher en priorité le plaisir ;
• Loi d’Illich : passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative ;