Seminaire gouvernance

De documentation.
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En 2019, deux journées consacrées à la gouvernance ont été organisées à Orléans et Tours. La coopérative grossissant toujours un peu plus, Emmanuel ayant quitté la gérance, la co-gérance élargit étant une nouveauté, il a important de proposer aux coopérateurs de pouvoir réfléchir à la gouvernance d'Artefacts, actuelle ou à venir.

L'objectif était d'un coté d'échanger pour continuer à construire une culture et des représentations communes autour de la gouvernance; et d'un autre coté d'identifier les chantiers prioritaires sur le sujet.

Sur la méthode, les journées ont été animées par Romain afin de garantir un processus / un cadre sécurisant qui permette à chacun.e de se sentir utile, respecté, écouté. L'idée est que chaque année ces sessions puissent de reproduire et être animées par des personnes différentes... la gouvernance étant un sujet sur le long terme !


Sommaire

Déroulement

Les journées se sont enchaînées à quelques semaines d'intervalle, la seconde à Tours étant pensée comme une suite s'appuyant sur les productions de la première journée d'Orléans.


Partage des représentations

Nous avons commencé sur chaque territoire par échanger autour de nos définitions des mots et notions qui se cachent derrière la gouvernance. L'objectif était surtout de partager nos représentations, plus que d'arriver à des définitions communes. Quelques exemples de termes abordés : prise de décision, modalités de délibération, consensus et consentement, unanimité, gouvernance partagée.

Ensuite, plusieurs exemples de fonctionnements des prises de décision observés ailleurs ont été soumis au groupes afin de voir comment cela leur faisait (ou non) écho :


Quelles décisions sont prises au sein d'Artefacts ?

A Orléans, nous avons listé, en mode brainstorming, toutes les décisions prises au quotidien au sein 'Artefacts, que ce soit par sociétaires, les cogérants, l'équipe d'appui, les ESA, etc. Cela nous a donné une grande liste à la Prévert. Nous avons ensuite pu débattre de cet état de l'art, es rôles liés à ces différentes décisions et du fonctionnement possible d'une cogérance élargie au regard des décision que cela impliquait.

Listedecision.jpg

Débat autour de l'état de la gouvernance à Artefacts

A Tours, nous avons commencé par un débat mouvant autour de deux affirmations sur la gouvernance au sein de la coopérative :

  • "A artefacts, la une circulation des informations est satisfaisante"
  • "A artefacts, on sait quelles décisions sont prises, par qui, et comment"

De ces débat, est ressorti que l'infromation circule globalement de manière satisfaisante même s'il y a ponctuellement des imperfections qui se règlent au fil de l'eau. Cela a aussi mis en avant que la plupart des décisions prises au quotidien, notamment par l'équipe d'appui et la cogérance, ne sont pas rendu visibles à tous les coopérateurs. En revanche, cela a été associé à un sentiment de confiance a priori en la manière dont sont prises les décisions par les personnes concernées.

Fichier:Discussions.jpg

Comment sont prises les décisions au sein d'Artefacts

A Tours, nous sommes reparti de la liste de toutes les décisions réalisée à Orléans et, en groupe, nous avons tenté pour chaque décision d'identifier :

  • Qui prend la décision (personne, instance, ...)
  • Comment elle est prise et comment elle est portée à la connaissance des coopérateurs
  • Ce qu'on aimerait changer / ce qui nous va pas dans le fonctionnement actuel


Le principal constat a été de dire que de nombreuses décisions sont invisibles et qu'un grand nombre de décisions sont assumées par la cogérance ou l'équipe d'appui au fil de l'eau. loin d'être interprété comme une critique ou u manque de transparence, ce constat a rendu visible le poid que cela faisait peser sur la cogérance et l'équipe d'appui. La prise de décision représente une grosse charge mentale pour eux, et plutôt que d'être vécu comme une prise de pouvoir aux sociétaires, c'est vu comme une masse de décision déléguée sans forcément en avoir conscience.

Fichier:Decisionstriees.jpg


Quels sujets souhaitent on mieux partager en terme de gouvernance ?

A Tours, nous avons priorisé les chantiers sur lesquels travailler en collectif pour améliorer la gouvernance à l'avenir et définit ce qu'on en attendait en terme de livrable. Plusieurs chantiers prioritaires ressortent, par ordre d'importance :

Trancher les concurrences internes.

  • Objectif : Il s'agit de formaliser comment trancher les concurrences internes lors de réponse à des demandes de prestation ou des réponses à appel d'offre.
  • Livrable attendu : une liste de questions à se poser entre sociétaire pour guider la décision collective, plutôt qu'un cadre rigide qui serait difficile à appliquer.

Rendre visible l'existant

  • Objectif : Rendre visible l'existant en terme de décisions, c'est à dire la liste des décisions prises au quotidien et les modalités de prise de décision associées à chacune d'entre elle.
  • Livrable attendu : avoir une vision d'ensemble sous forme de tableau des décisions déléguées, de qui prend ces décisions et de quelles manières elles sont prises.

Délimiter les champs d'activités

  • Objectif : Formaliser les activités acceptées au nom de la coopérative et la manière dont se font les choix d'accepter de nouvelles personnes, pour avoir une base objective partagée et de pouvoir déléguer plus sereinement la décision à équipe d'appui et/ou à la co-gérance
  • Livrable : Une liste d'indicateurs et de questions à se poser pour accepter ou non une activité

Stratégie de communication

  • Objectif : définir une stratégie de communication commune à Artefacts.
  • Livrable : des outils de communication (site, réseaux sociaux, plaquettes, etc) appropriés collectivement et remis au goût du jour

Définir le discours porté à l'extérieur

  • Objectif : formaliser et valider collectivement le discours porté à l'extérieur (auprès des décideurs et financeurs en particulier)
  • Livrable : un document formalisant notre positionnement politique et l'intention de communciation vers les décideurs et financeurs.

Choix des formations socles

  • Objectifs : formaliser la manière dont sont choisies les formations socles au sein de la coopérative
  • Livrable : un document qui définisse ce qui est de l'ordre d'un socle permanent de formation et la légitimité de formation "socles temporaires" (exemple de la formation découpe vinyle) pris sur lebudget de formation commun

Fichier:Priorisationseminaire.jpg

Discussions autour de la cogérance élargie

A Tours et orléans, de premiers échanges sur la question de la cogérance élargie, afin de guider la nouvelle cogérance. Un premier retour sera organisé pendant l'AGE de décembre par l'équipe.

Fichier:Cogerance.jpg


Pour la suite

POur assurer une continuité à ce travail, nous avons choisit de nous appuyer sur ces chantiers pour relancer une journée par territoire en 2020 animée par une nouvelle personne.

En 2020, différents chantiers devront être lancés ou poursuivis :

  • Trancher les concurrences : À travailler lors de futurs séminaires + à initier en CO
  • Rendre visible l'existant des décision : en cours de formalisation par la cogérance (une matrice se remplit à chaque décision au fil de l'eau), à partager lors de l'AG de 2020.
  • Délimiter les champs d'activité : Un premier débat collectif durant l'AG à poursuivre pendant les séminaires et à initier en CO
  • Trois chantiers prioritaires à initier dés que possible, à traiter par le CS, la cogérance, ou les sociétaires selon opportunités
 * Stratégie commune de communication
 * Le discours porté à l'extérieur
 * Le choix des formations socles

Et surtout...

Nous avons demandé aux participant.e.s à Tours de nous dessiner artefacts, et ça vaut le détour :-) Dessintours1.jpg Dessintours2.jpg Dessintours4.jpg

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