Réaliser un plan média

De documentation.
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Sommaire

Objectifs du module

  • savoir maîtriser les enjeux de la communication et les principaux processus décisionnels des consommateurs.
  • savoir construire une stratégie de communication et la mettre en œuvre.
  • savoir définir les stratégies d'introduction de son produit/service sur le marché.
  • savoir rédige un communiqué de presse

Prérecquis

  • je connais ma cible, mon public
  • je connais les médias

Contenus

  • Identifier les médias, les conditions de leur utilisation ;
  • Phaser la mise en place d'une communication ;
  • Rédiger des messages efficaces, adaptés aux médias choisis ;
  • Maîtriser les relations entre le degré de complexité du produit, la taille du marché et le choix des outils promotionnels.

Notre intervention !


Définir une stratégie de communication globale en fonction du public ciblé

Votre structure a choisi de mettre en oeuvre cette action comme réponse à une demande exprimée par une catégorie de publics ;
> le public est connu et identifié. Il fréquente ou non des activités de la structure et il est réceptif aux propositions de votre structure. Il reste toutefois à mobiliser sur cette activité.
Votre structure a choisi de mettre en place cette action parce qu'elle a identifié un besoin chez une catégorie de public ;
> votre proposition d'action répond à un besoin identifier par votre structure mais la mise en oeuvre de l'action peut se heurter à des freins que vous n'avez pas encore identifiés. L'intérêt de votre action et son bien fondé reste à démontré aux yeux du public, notamment si aucune concertation n'a été faite préalablement entre vous et eux. Cette situation est fréquente lorsque l'action s'inscrit dans le cadre de politiques publics et que sa mise en oeuvre peut-être supportée pour partie par des financements institutionnels.
Votre structure a choisi de mettre en oeuvre cette action pour toucher de nouveau publics ;
> le choix du public renvoie à un positionnement stratégique ou politique de votre structure. Il est nécessaire de s'assurer de la réalité des besoins à pourvoir chez cette catégorie de public et de garder en tête, durant le temps de l'action les raisons qui vous poussent à aller travailler au bénéfice de ces nouveaux publics.


Dans le domaine de l'animation comme dans beaucoup d'autres il parait intéressant de découper la réalisation du projet en plusieurs étapes, cela pour essayer, si c'est possible d'associer les publics concernés à la définition de l'action.Pour mieux comprendre les attentes des publics ciblés vous pouvez réaliser une enquête, leur proposer de remplir un questionnaire, organiser des réunions d'information et de concertation.
L'enjeu de la démarche n'est pas seulement de communiquer sur votre action mais aussi de vous assurer que sa mise en oeuvre correspond bien à une attente des publics et que celui-ci s'y impliquera.

La campagne de communication s'étend sur plusieurs semaines pour arriver, quelques jours avant la date de démarage de l'action, à son point culminant.

Pour vous aider à élaborer votre plan de communication

Construire un message de communication

Le document que vous avez à produire est un texte informatif : le texte "informatif" désigne un type de texte dont l'objectif est celui d'apporter des connaissances. Dans la manière de faire, vous irez, après avoir défini votre plan, rechercher et collecter les informations.

La rédaction du message renvoie à votre projet d'action et doit répondre de manière claire et synthétique aux questions suivantes :
- à qui s'adresse l'action ?, qui peut en bénéficier ?, y a t-il des contraintes particulières ?
- de quoi s'agit-il ?, que se passera t-il, que nous propose t-on ?
- quand cela se produira t-il, quel jour, à quelle heure ?
- où cela se passera t-il, a quel endroit ?
- comment peut-on y participer, y a t-il un droit d'entrée, la nécessité de s'inscrire ?, peut-on avoir des informations complémentaires ?

Choisir le ou les média le ou les plus approprié(s) pour toucher le public cible

La communication en amont de l'action vous permet de vous faire connaître et d'attirer du public le jour J. Le médium est choisi en fonction du public, de la nature du message et aussi de vos moyens. Mais vous pouvez aussi vous appuyer sur la presse locale et les intéresser à votre projet. S'ils se déplacent, une partie de votre communication sera assurée.
Plusieurs média s'offrent à vous :
- les affiches par exemple. Elles ont une audience très large, un coût élevé mais elles ont une faible possibilité de ciblage ;
- l'envoie de courriers ne coûte pas très cher et il permet de mieux cibler le public. Mais le taux de réponse à ce type de démarche reste faible ;
- la presse écrite reste accessible pour peu que votre action s'adresse à une catégorie de population représentée à l'échelle de tout le territoire, ou qu'elle soit novatrice. Dans le meilleur des cas, vous réussirez à convaincre un journaliste de venir avant l'action pour qu'il fasse un reportage sur votre structure et annonce l'action. S'il se déplace pendant l'action, il faudra être prêt à le recevoir et lui accorder une attention particulière.
- si vous n'êtes pas inscrit dans les réseaux d'influence locaux, la TV reste a priori inaccessible à vos moyens. Mais on ne sait jamais. En été par exemple, si l'actualité locale est pauvre, vous pouvez espérer attirer leur attention. S'il se déplace c'est gagné.

Pour les média locaux type presse écrite, radio, TV, vous devrez identifier les personnes au sein des rédactions susceptibles d'être intéressées par votre évènement ou votre action. Il est indiqué de lui envoyer un dossier de communication par mail ou par la poste trois semaines avant la date de réalisation de l'action. Une semaine avant, vous leur enverrez un communiqué de presse.

Pour vous aider à mesurer l'intérêt des média.

Concevoir un dossier de communication

Le dossier de communication doit rendre compte de manière synthétique de votre projet d'action. Il doit être clair et illustré. Il devra répondre aux questions suivantes :
- qui êtes-vous  ?, qui porte le projet ?
- pourquoi mettez vous en oeuvre cette action ? quelle est sa raison d'être, à quelles logiques répond t-elle ?
- y a t-il des équivalents ailleurs dans la commune voisine ou à l'étranger ?
- qui est concerné par l'action, quand et où cela se passera t-il ?
- comment cela va t-il se dérouler ?
- qui sont vos partenaires, vos soutiens ?
- y aura t-il des suites à votre action ?

Le dossier de presse doit être "attractif". Il doit donner envie de venir vous voir. Soignez la présentation et l'harmonie des couleurs. Mettez des photos de votre structure afin que l'on ressente toute la joie d'être à vos côtés et de participer aux activités que vous proposez. Vous éviterez d'utiliser plus de trois polices différentes dans la conception de votre document et vous écrirez de manière lisible et intelligible. Les fautes sont à éviter bien évidemment.
Quand vous rédigerez votre document, attention à éliminer les informations secondaires voir redondantes. Vous veillerez aussi à remplacer les listes de mots par un terme générique ou qui l'englobe.

Pour réaliser ce document, vous aurez intérêt à utiliser un logiciel de Publication Assisté par Ordinateur comme Scribus par exemple qui est un équivalent libre et gratuit de In Design de chez Adobe.
Vous trouverez une version française du logiciel à télécharger sur ce site et le didacticiel en français sur celui-ci.

Concevoir un communiqué de presse

Le communiqué de presse doit être court et efficace. Sont objectif est simple : rappeler aux journalistes que vous existez et qu'ils ne faut pas qu'ils manquent de venir vous voir. L'enjeu est donc de taille. Mais rien ne sert d'envoyer votre communiqué de presse trop tôt. Sachez que les rédactions prennent leurs décisions au jour le jour. Vous travaillerez sur une page A4 en utilisant un style "faxe". Vous devez faire figurer les informations dont ils ont besoin pour venir vous voir. Si vraiement vous habitez dans un coin perdu, joignez un plan. Vos coordonnées sont aussi indispensables. Le journaliste ne doit pas avoir d'excuses.

Si malgrè tous vos efforts ils ne viennent pas, alors qu'importe. Il faudra recommencer à l'occasion de votre prochain projet. Il faudra aussi peut-être ajouter des petits fours.

Pour vous aider à rédiger votre [1]


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