Mode d'emploi de la coopérative

Version du 1 Octobre 2012 à 21:31

LA COOPÉRATIVE D'ACTIVITÉS ET D'EMPLOI

ARTEFACTS est une Coopérative d'Activités et d'Emploi.

Une Coopérative d'Activités et d'Emploi permet de tester grandeur nature un projet de création d'activité.
La spécificité d'ARTEFACTS est d'être une Coopérative d'Activités et d'Emploi culturelle. Cf grille en annexe.
Le démarrage de votre activité sera progressif, vous bénéficierez d'un accompagnement formatif, actif, professionnel et adapté à vos besoins. Cela vous permettra de ne pas vous retrouvez seul et isolé.
La Coopérative d'Activités et d'Emploi s'occupera de la partie administrative et comptable de votre activité,
sachant que son rôle est également de vous familiariser et de vous initier à ces notions.

ARTEFACTS est une SCOP SARL

Les SCOP sont des Sociétés Coopératives de Production. Ces sociétés commerciales sont des SARL ou des SA dont les associés ont souhaité se placer sur un strict pied d'égalité «un associé = une voix ».
Les SARL sont des Sociétés à Responsabilité Limitée. Le ou les gérants sont responsables sur le plan civil et pénal.
ARTEFACTS est une Coopérative à Responsabilité Limitée. Vous êtes donc juridiquement hébergé par ARTEFACTS qui vous permet de bénéficier des différentes indications nécessaires pour exister commercialement à savoir : N° de Siret, N° TVA, intracommunautaire... Notre CAE culturelle développe son projet dans le secteur du conseil et de la formation, son activité relève du SINTEC. Cependant pour des questions de responsabilité, vous vous engagez à ne pas utiliser ses différents numéros d'identification agrément, ni a engager juridiquement la CAE sans autorisation préalable de l'un de ses dirigeants.

Le réseau Coopérer pour Entreprendre

ARTEFACTS fait partie du réseau Coopérer pour Entreprendre qui regroupe une centaine de CAE en France et en Belgique en 2008.
ARTEFACTS est une Coopérative d'Activités et d'Emploi culturelle dont le concept a été défini dans une charte portée par le réseau national permettant une meilleure visibilité sur le territoire et un maillage de contacts et d'autres pratiques professionnelles.
Notre CAE dépend du territoire Haute Normandie/Ile de France/Centre.

LE FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL DE LA COOPÉRATIVE D'ACTIVITÉS ET D'EMPLOI ARTEFACTS

Les horaires d'ouverture

Nos bureaux sont situés au 108 rue de Bourgogne à la Maison Bourgogne.
Nos horaires sont :

• Lundi : 9h00-12h00 / 13h00-15h30
• Mardi : 09h00-12h00 / 14h00-18h00
• Jeudi : 14h00-18h00
• Vendredi : 14h00-18h00

Nos conseillers sont à votre disposition uniquement sur rendez-vous, néanmoins vous avec la possibilité de nous contacter par email à l'adresse suivante : edoudat@artefacts.coop

L'équipe de la CAE

• Les sociétaires
• Le gérant, le chargé d'administration et le noyau des premiers ES
• Le montant de la part est de 25 euros
• Le capital initial est de 425 €

Les permanents

Un Directeur de la CAE / Gérant
Mission : accompagne le développement de la CAE et assure le suivi des porteurs de projets

• organiser des réunions mensuelles d'information sur le fonctionnement de la CAE
• accueillir les ES dans le cadre d'entretiens individuels à l'entrée dans la CAE, régulièrement pour le suivi de leur activité
• recueillir les besoins des entrepreneurs-salariés, élaborer un programme de formation et d'ateliers, rechercher éventuellement des intervenants et mettre en place les activités qui en découlent
• démarcher les structures susceptibles d'accueillir, d'accompagner les porteurs de projets en amont de la CAE
• élaborer le budget prévisionnel de la CAE
• rechercher des financements auprès des institutions et autres partenaires potentiels
• préparer et animer les Conseils d'Administration et le groupe de pilotage qui regroupe les partenaires du projet
• gérer les relations avec le 108

Un Chargé d'administration de la CAE
Mission : assure le suivi comptable et administratif de la CAE

• assurer le suivi comptable et une partie de la gestion de l'activité de la CAE et des entrepreneurs-salariés
• répondre aux questions des entrepreneurs-salariés qui concernent la comptabilité et éditer chaque mois un grand livre pour chacun des entrepreneurs-salariés
• assurer le suivi des conventions entre les entrepreneurs-salariés, entre les entrepreneurs-salariés et leurs clients
• valider et éditer les devis et les factures pour les entrepreneurs-salariés
• animer des formations compta niveau I et II pour les entrepreneurs-salariés
• éditer les feuilles de payes du personnel de la structure
• gérer les conventions avec les principaux partenaires et effectuer les déclarations sociales.
• participer au montage des dossiers de demande de subventions, répondre aux appels d'offres, etc.

DU STATUT D'ENTREPRENEUR-ACCOMPAGNÉ AU STATUT D'ENTREPRENEUR-SALARIÉ

En intégrant la Coopérative d'Activités et d'Emploi ARTEFACTS vous serez d'abord Entrepreneur-Accompagné puis Entrepreneur-Salarié, c'est à dire salarié de la Coopérative d'Activités et d'Emploi.... en CDI pour vous permettre de développer votre activité. Le parcours d'accompagnement au sein de la Coopérative d'Activités et d'Emploi ARTEFACTS/

L'Entrepreneur-Accompagné

Pour devenir Entrepreneur-Accompagné il faut :

• avoir participé à l'une des réunions d'information collective qui se tient chaque mois
• avoir un projet de création d’une activité professionnelle aboutie
• avoir été reçu en entretien individuel
• avoir signé une convention de partenariat

Pour bénéficier d'une convention de partenariat il faut est en phase de finalisation d'un projet de création d'entreprise, en recherche de client (prospective).

L'Entrepreneur-Accompagné :

• il participe en fonction de ses besoins à un ou plusieurs ateliers/formations qui traitent de la gestion et de la comptabilité
• il peut accéder aux services que propose la CAE comme les entrepreneurs-salariés

Devenir Entrepreneur-Salarié

Pour devenir Entrepreneur-Salarié il faut :

• adhérer au projet de la Coopérative d'Activités et d'Emploi, à ses valeurs, à son fonctionnement ;
• avoir des clients, être capable de se projeter un salaire sur 3 mois ;

L'Entrepreneur-Salarié :

• il a une activité identifiée avec un nom qui lui est propre
• il participe à une réunion mensuelle concernant le projet de la Coopérative d'Activités et d'Emploi. L'ordre du jour de ces réunions est édité une semaine avant la date de la réunion et chacun peu faire des propositions pour enrichir l'ordre du jour.
• il participe aux ateliers/formations « Compta II » et aux autres propositions en fonction de ses besoins et de ses attentes, il peut aussi faire des propositions d'ateliers et ou de formations
• il participe aux frais de la structure et reversez 10% de son CA HT ou de sa marge brut à la CAE selon l’activité. Ces frais de structure comptent pour le paiement du salaire du comptable et la création d'un fond de roulement collaboratif. Ces frais seront prélevés lors du paiement effectif de la facture par votre

client

• il garde son statut et le cas échéant les allocations qui y sont liées
• il bénéficie des droits à la formation professionnelle continue et peux faire des propositions qui le cas échéant seront prises en charge partiellement ou en totalité par la CAE.....
• il se présente tous les deux ans à la convocation à la visite médicale de la Médecine du Travail. Après chaque visite un certificat d'aptitude au travail vous sera remis en deux exemplaires. Vous en conserverez un et remettrez l'autre à la CAE
• en cas de maladie et d'accident du travail il informe dans les 24 heures la CAE, de manière à ce qu'elle puisse faire les démarches et les déclarations utiles et qui correspondent la situation de l'ES
• la gestion du courrier est assurée par le 108
• il a la possibilité de se réunir avec ses clients au 108 sous réserve d'avoir anticipé et reversé un espace
• il a la possibilité la possibilité d'utiliser des matériels techniques/informatiques, un bureau, le téléphone...

COMPTABILITÉ AU SEIN DE LA COOPÉRATIVE D'ACTIVITÉ ET D'EMPLOI

La gestion de votre activité d'un point de vue économique reste de votre responsabilité. Pour autant, nous vous aiderons dans cette tâche, nous mettrons à votre disposition un ensemble de processus de travail et d'outils qui devront vous faciliter votre suivi comptable au quotidien et vous permettront de prendre de bonnes décisions pour le développement de votre activité.
Vous serez aussi invités à participer à des formations qui vous permettront d'être le plus autonome possible sur ces questions. C'est pourquoi d’ors et déjà nous vous rappelons ici quelques notions de base.

La TVA

La Coopérative d'Activités et d'Emploi ....est une entreprise commerciale et de ce fait elle est soumise aux différents impôts et taxes commerciales.
La TVA est reversée au Trésor Public en fonction de la TVA collectée sur les ventes, déduction faite de la TVA déductible de vos achats.

Trois taux de TVA possibles :

• 19,6% pour les opérations pour lesquelles un autre taux de TVA ne peut être appliqué, n'est prévu par la loi
• 5,5% en ce qui concerne le spectacle vivant
• 2,1% pour la billetterie...
• pas de TVA pour les actions de formations

La Coopérative d'Activités et d'Emploi peut vous aider à choisir le bon taux de TVA par rapport à l'activité que vous souhaitez facturer. Dans tous les cas la Coopérative d'Activités et d'Emploi ARTEFACTS peut vous interpeller sur vos choix et réajuster si nécessaire avec notre accord au meilleur taux de TVA. Il est donc important d'informer la Coopérative d'Activités et d'Emploi en amont de tout contrat afin de vous permettre un temps de réflexion autour de ces questions fiscales.7

La Trésorerie

La trésorerie correspond à la somme d'argent que vous avez sur votre compte et en liquide dans votre caisse à un moment « T » donné. Cette trésorerie correspond à de l'argent perçu (non à percevoir) réellement par le biais de vos prestations diverses. Cette trésorerie vous permet de provisionner votre salaire, de faire face à certaines charges à venir, d'investir,...
La Coopérative d'Activités et d'Emploi vous informera chaque mois de la situation de votre trésorerie. Si vous n'avez plus d'argent en caisse, sur votre compte, vous ne pouvez plus vous rémunérer...
Nous vous communiquerons aussi un compte de résultats qui fera apparaître à un temps « T » l'ensemble des produits et charges et l'année en cours.
Ces éléments vous permettront de prendre des décisions de gestion pour le développement de votre activité économique et notamment en fin d'année, dans le cadre légal et juridique de la Coopérative d'Activités et d'Emploi ARTEFACTS.

Devis et/ou conventions

Dans le cadre de votre activité vous serez amenés à produire des devis.

• vous pouvez directement émettre un devis qui sera visé par le Service Comptable de la CAE ;
• nous pouvons émettre un devis pour vous et le transmettre directement au client. Dans ce cas spécifique vous devrez nous transmettre l'ensemble des informations utiles à l'établissement du devis et notamment le nom du client, son adresse, ses coordonnées téléphonique/mail, le libellé de l'intervention et son

montant HT ;
Pour avoir une validité juridique et commerciale le devis doit-être retourné daté et signé par le client avec la mention manuscrite « Bon pour accord ». Ce devis complété devra être retourné au Service Comptable de la Coopérative.
Si vous prenez l'initiative de débuter l'intervention sans avoir mis en place un devis ou une convention, aucun recours ne sera possible en cas de non exécution ou de non-paiement de la part du client.
Dans certains cas (notamment dans le cas d’une prestation à un acteur public) , une convention est mieux adaptée ou préférable pour formaliser l'accord entre vous et votre/vos client(s). Une convention peut notamment pour des actions spécifiques permettre de préciser le lieu de la réalisation, la période d'intervention, les horaires, le ou les objectifs de l'intervention, les moyens particuliers à mobiliser pour atteindre les objectifs...autant d'éléments qui n'apparaissent pas ou pas clairement dans un devis.
Lorsque qu'une intervention est achevée, réalisée, vous devez en informer le Service comptabilité de la Coopérative pour qu'elle facture au client.

La facturation

Une facture doit comporter des éléments légaux et obligatoires. Ces éléments sont ceux de la Coopérative d'Activités et d'Emploi ARTEFACTS.
Les factures sont émises et encaissées au nom de la Coopérative d'Activités et d'Emploi ARTEFACTS et dirigées vers le compte que nous vous avons ouvert et qui correspond à votre activité professionnelle. Obligation étant faite aux entreprises de tenir une numérotation globale et chronologique de ses factures il vous sera attribué un numéro de facture par le Service Comptable de la Coopérative pour chacune de vos interventions.
En aucun cas vous ne pouvez établir une facture en votre nom propre et encaisser son montant sur votre compte personnel pour les activités que vous réalisées au sein de la CAE.
Pour vous permettre une bonne compréhension de la démarche qui conduit à l'établissement d'une facture, du montant que vous percevrez sur une intervention nous mettons à votre disposition un tableau que vous trouverez en annexe de ce document.

Un encadré « conditions de règlement » sur les factures vous permet de stipuler les conditions négociées de règlement avec vos client ce qui vous permet de mettre en oeuvre des procédures efficaces en cas de non paiement de la facture aux échéances mentionnées sur la facture.
Dans le cas d’une formation dispensée à plusieurs clients ou de cours à plusieurs particuliers, vous pouvez globaliser la facturation en nous demandant un numéro unique (XX) pour l’ensemble de la prestation et remettre à vos clients une facture particulière numérotée XX-01, XX-02, etc. pour que chacun ait son reçu de paiement.
Dans le cas de vente sur stand ou lors d’expositions, l’usage d’un facturier papier préalablement tamponné au nom de CAE ARTEFACTS est recommandé.
Tous ces cas doivent avoir été exposés en amont aux membres de l’équipe afin de trouver ensemble la meilleure solution : celle qui vous sera pratique, nous sera claire et précise et restera conforme aux obligations légales et fiscales.
Sur tous les documents concernant votre activité, vous devez faire apparaître le nom de la CAE et les mentions obligatoires..... avec le votre : J Dupont / CAE...... Nous vous rappelons que tout paiement par un client implique la remise obligatoire de la part du vendeur ou du prestataire d’un reçu sous la forme d’une facture.

Note de débit interne

Une note de débit interne correspond à une facturation entre entrepreneurs à l'intérieur de la coopérative..
Fiscalement, s’agissant de prestations intra-entreprises, cette opération n’est pas soumise à la TVA. Par ailleurs, afin de favoriser cette pratique, les notes de débit interne ne sont pas soumises aux 10% de mutualisation/participation aux frais de gestion de la Coopérative.

Le stock

Vous devez fournir, dès votre entrée à CAE ARTEFACTS, un état de votre stock (si vous en avez un). Nous pourrons ainsi l’inclure dans votre comptabilité.
Le stock c’est quoi ? C’est l’ensemble des matières premières, marchandises, fournitures, produits finis et produits en cours qui appartiennent à l’entrepreneur(e), à une date donnée, qui est destiné à être vendu en l’état ou après transformation.
A chaque fin d’exercice, il vous incombe de refaire le point sur votre stock valorisé.
Et si vous quittez CAE ARTEFACTS, vous devrez également établir un état de stock valorisé de sortie, afin que votre activité d’entrepreneur au sein de CAE ARTEFACTS puisse vous céder ce même stock, ou le revendre à une tierce personne.

FRAIS LIÉS À L’EXERCICE D’UNE ACTIVITÉ

Vous trouverez dans cette fiche, la liste complète des frais liés à votre activité pris en charge ou non par la coopérative autre que les 10% de participation aux frais de structure. Il vous sera ainsi plus facile de prendre en considération les économies réalisées par la mutualisation des moyens et des ressources au sein de la coopérative.
Vous pourrez aussi mieux gérer les coûts liés à toute activité et vous familiarisez avec les obligations des entreprises.