CA de décembre 2017

De documentation.
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Nom C.A du décembre 2017
Date de début 2017/12/14 10:00
Date de fin 2017/12/14 18:30
Adresse / Lieu 30 rue André Theuriet,37000 TOURS
Descriptif


Sommaire

Ordre du jour CA du 14/12

Matin

10h-11h30

  • atelier autour de la formation pro. datadock + site Internet / Doud animation
    • présenter le protocole de gestion des formations
    • refaire un gabarit fiche formation (ressources péda)
    • alléger / créer les fiches pour l'après (attestations clients vierges)
    • faire un point sur la remontée d'informations attendues (évaluations)
    • discuter les évolutions possibles du site formation

Page dédiée / prises de note : http://documentation.artefacts.coop/index.php?title=La_formation

LE PROTOCOLE =
1/ on envoie un dossier de préinscription pour collecter des données admin sur le statut de la personne et ses motivations à entrer en formation. 
   on va aussi vérifier quelle a les prérequis et qu'elle ne demande pas d'allègement
   ce dossier comprend aussi le programme détaillé, le règlement intérieur, la fiche d'évaluation
   aussi préciser la liste des ressources pédagogiques qui seront mobilisées pour la formation
2/ on peut donc proposer une convention de formation avec le programme en annexe qui leur permettra d'aller cherche des sous
3/ on accueille les stagiaires en formation et on leur fait signer le règlement intérieur, une feuille d'émargement par 1/2 journée
   ils signent aussi l'accord de communication sur le partenariat
   au terme de la formation ils devront remplir l'évaluation de la formation et évaluer leurs compétences
   ces doc sont présents dans le dossier d'accueil avec le PV de la commission de sécurité
   nous leur donnerons une attestation de formation
4/ après la formation on reviendra vers le client pour collecter des informations sur son degré de satisfaction ET on fera aussi signer au client une attestation de satisfaction !
Une formation au sein de la coopérative ne peut-être dispensée que par une personne qui a déposé son CV dans le cloud !
Tous les docs ici : ownCloud/ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS/FORMATIONS/ADMIN FORMATIONS
  • atelier concernant la décennale / Audrey

La décennale est une assurance obligatoire pour les professionnel.le.s de la construction au sens large du terme, il y a deux dimension : la décennale "réalisation" (exécution de la prestation de construction)et la décennale "conception" ( professions intellectuelles qui conçoivent les plans de construction). Elle permet de garantir pendant 10 ans les travaux réalisés à partir de la livraison des travaux.

Nous sommes concerné.e.s dans ARTEFACTS par cette décennale sur les professions suivantes : paysagiste, scénographe (suivant le travail effectué), menuisier (dès lors que la création en bois est fixé de manière pérenne dans le bâti).

Voici la liste des travaux concernés selon la nomenclature officielle, fournie par AXA assurance : Fichier:Liste-activités-décennale.pdf

Le coût de l'assurance est indexé uniquement au volume du chiffre d'affaires lié à ce type d'activité, avec un taux pour la décennale "réalisation" moins couteux que celle de la "conception". Attention, il y a une somme plancher à payer chaque année quoi qu'il arrive. Ces détails sont en cours de négociation avec l'assureur.

11h45-12h30

  • atelier : bilan du projet Zones Libres :
    • un temps pour les membres du groupe de pilotage pour faire un debriefing et préparer un pitch pour les copains
    • un temps de pitch
    • un temps libre ouvert aux coopérateurs pour donner des tendances

=> télécharger le Bilan Zones Libres du Copil et des coopérateurs

  • le dossier complet de Zones libres est dans\ownCloud\ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS\Projets\Zones Libres 2017

REPAS

Expos

* expo : présentation des pôles / Doud référent

Pôle Artisans: Fichier:Pole-artisans.pdf Pôle Makers:Fichier:Pole-Makers.pdf Pôle Conseil:Fichier:Pole-conseil.pdf Pôle Ecriture:Fichier:Pole-écriture.pdf Pôle Médiation: Fichier:Pole-médiation.pdf Studio Artefacts:Fichier:StudioArtefacts.pdf

* expo : présentation des projets en cours / Doud référent Fichier:Projets 1217.pdf


14h-15h00

* atelier : présentation de l'ERP et de ses fonctions

A partir du 1er janvier 2018, si les derniers détails techniques sont validés par les personnes compétentes, nous allons abandonné nos fichiers tableurs pour aller sur un ERP: Autonomie.

Il servira notamment:

- pour l'édition des factures et des devis - pour l'édition des notes de frais - pour le suivi commercial de votre activité - pour le dépôt de fichier comme on fait actuellement, bulletins de paies, plan de trésorerie, documents administratifs... - pour la gestion des RDV avec l'équipe d'appui (les chargé.e.s d'accompagnement et le pôle admin/compta) - pour la gestion des formations socles - pour faciliter la mise en contact avec les autres ESA/CAPE via un annuaire

Des formations de prise en mains sont prévues dès le 02 janvier afin de rendre tout le monde opérationnel.

Dans un 1er temps, nous allons utilisé les "basiques" d'Autonomie, mais nous avons prévu également un budget développement afin de l'améliorer, ajouter des fonctionnalités manquantes,etc...

Voici une 1ère version du guide d'utilisation: Fichier:GuideESACAPEautonomie.pdf

16h-17h30

* 1/ point budget consommation et extrapolation

Présentation du budget de fonctionnement avec trois colonne : le prévisionnel, le réalisé au 31/10/17 et le projeté au 31/12/17.

Le budget présenté est celui de la structure CAE, il est donc différent des comptes annuels présentés en AG qui eux recensent l'intégralité des charges et des produits : structure + vos activités.

C'est un budget de fonctionnement, il s'agit des charges et des produits nécessaires au fonctionnement d'ARTEFACTS, on y retrouve les subventions, les ventes effectués par l'équipe admin, les charges du personnel de l'équipe admin + délégué du personnel, les frais d'honoraires du commissaire aux comptes et de l'expert-comptable, les achats de formations socles, les loyers.....

Budget Structure : Fichier:BUDGET-CAE-2017.pdf

Le résultat "structure" projeté : 19 722€ Le CICE 2017: 46 000€ (soit 12 031€ de plus de l'année dernière car hausse du % ) Total disponible avant retranchement des budgets votés lors du C.A de mars 2017 + AG juin 2017 : 65 722€

Liste récapitulative des budgets de développement votés et attribués lors des instances précédentes + Projection de l'enveloppe de 8000€ HT proposé sur C.A du 14/12/17:

Fichier:LISTE-BUDGET-ATTRIBUES.pdf

Total restant au 31/12/17 = budget structure - budgets votés/atribués = 11 483€ => 40% retournant à la coop' via les réserves soit 4 593€ et 60% retournant aux coopérateurs.trices sous forme de ristourne soit 6890€

* 2/ vote concernant les investissements (voir sur framateam canal "Budget CA du 14/12")

Rappel des modalités de votes : débats en amont sur le framateam + le jour J, chaque sociétaire a une fiche récap' des demandes de budget et doit répartir les 8 000€ selon ce qui lui semble le plus pertinent. Il n'y a pas obligation de mettre les 8 000€, c'est un maximum uniquement. Les porteurs et porteuses des demandes font un pitch de 2 min devant l'assemblée afin de lever les derniers doutes.

Une moyenne est ensuite calculée à partir des votes effectués. Nombres de sociétaires votant.e. s, incluant les procurations: 30 votant.e.s sur 37 sociétaires.

Liste des demandes et montant attribué:

  • Revalorisation du COPIL et de Camille pour Zones Libres => montant demandé : 2000€ => montant attribué : 1898€
  • Aménagement du nouveau local Rue Limare sur Orléans avec Meubles + poêle à bois => montant demandé: 950€ => montant attribué :950€
  • Mise aux normes boutique Faubourg des Arts sur Orléans + com' + aménagement => budget demandé: 3 200€ => montant attribué: 1 443€
  • Gobelet Artefacts à avoir chez soi => montant demandé: 130€ => montant attribué : 43€ donc demandé annulée, montant réinjecté dans les autres projets
  • Valorisation du temps de travail Dimitri sur Mise à jour des ordinateurs => montant demandé: 108€ => montant attribué : 108€
  • Contribution volontaire UNIFORMATION pour pouvoir utiliser des fonds spéciaux => montant demandé: 3000€ => montant attribué: 1829€, le reste sera imputé au budget de fonctionnement 2017
  • Projet des Métairies, achat d'un vélo remorque+modif' => montant demandé: 900€ => montant attribué: 680€
  • Carte de voeux pour partenaires avec photo Zones Libres => montant demandé: 150€ => montant attribué: 91€ donc demande maintenues mais revue à la baisse en nb de cartes.
  • Appareil photo commun à utiliser sur les événements pro => montant demandé: 499€ => montant attribué: 123€ donc demande annulée et répartie sur les autres projets validés.
  • Outils supplémentaires pour l'outilthèque de Tours => montant demandé: 880€ => montant attribué: 663€
  • Mobilier scénographique pour pôle médiation => montant demandé: 320€ => montant attribué: 308€
  • Achat d'un fond documentaire => montant demandé:55€ => montant attribué => 30€ donc un des livres sort de ce budget.

Total budget accordé: 8 000€ HT

Bac à sable

Besoins en formation recensés lors du C.A:

  • Gestion du temps, du stress et des projets:7 intéressé.e.s
  • Initiation faire des photos propres et pro:6 intéressé.e.s
  • Coaching/accompagnement au développement de mon projet d'entrepreneur salarié:6 intéressé.e.s
  • Formation de formateurs:5 intéressé.e.s
  • Accompagnement littéraire dans un projet d'écriture:4 intéressé.e.s
  • Méditation tibétaine: 5 intéressé.e.s
  • Œnologie:4 intéressé.e.s
  • Atelier vue J.S: 3 intéressé.e.s /// ??? => framework javascript
  • Outils collaboratifs FRAMABOARD:2 intéressé.e.s
  • Atelier de pratique post-formation:1 intéressé.e
  • Maquette photo pour édition livre:1 intéressé.e
  • Réalisation de supports de com : 1 intéressé.e
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