Autonomie-FAQ

Version actuelle en date du 9 Janvier 2018 à 10:43

Les factures 2018 doivent être éditées dans Autonomie. Même sans formation, il est possible de prendre en mains le logiciel à partir du guide disponible dans le cloud /ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS/AUTONOMIE

Le contenu de cette page est tiré du canal Framateam dédié du même nom que cette page.

Si tu es intéressé par le fonctionnement technique d'Autonomie, ça se passe sur la page Autonomie-dev.

[modifier] TODO

• détailler les étapes du workflow
• insérer des photos d'écran

[modifier] Workflow

[modifier] Création de clients

[modifier] Si un client fait travailler plusieurs coopérateurs (pas forcément en même temps), chaque coopérateur crée ce client ou bien un client est créé et les autres l'importent (comment?) ? Est-ce que cela évite des doublons dans la base de donnée ?

Pour l'instant l'import ne fonctionne pas, Luc est en train de chercher la solution mais dans l'idée oui, on pourra importer un client "partagé", et oui il est prévu que les doublons soient évités en théorie . Si c'est un client partagé dans un pôle, ça pose moins de souci car les clients sont visibles par tous les membres du pôle. Moralité: Interpolons: c'est bien ça de rassembler les clients par Pôle, ça fait du lien commercial entre les coopérateurs 😊

[modifier] En cas de clients multiples avec une adresse unique

• question5: Comment faire quand on a plusieurs clients avec la même adresse/raison sociale mais différents services/labos à facturer et donc un nom de destinataire différent?

• réponse5: Soit on crée malgré tout un client par Labo/service, le logiciel ne bloquera pas sur le fait qu'il y est plusieurs clients avec la même adresse soit, la solution qui me semble la plus simple, on crée un unique client pour tous les labos/services d'une même entité et on change uniquement le nom du destinataire lors de l'édition du devis et de la facture dans le bloc "en-têtes des documents", champs "adresse du client" qui reste modifiable à la mano lors de l'édition du doc

[modifier] Création de projets attachés à un client

[modifier] Devisage et facturation par projet

[modifier] Comment ajouter un logo à son devis / sa facture?

réponse#4: Il faut passer par le menu Paramètres > Paramètres > Actions > Modifier, puis tout en bas il faut téléverser un en-tête pour document PDF.

• Le format doit être 20:4.
• Il y a le logo par défaut sur NextCloud : ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS > Autonomie (édité)

Par défaut, il faut appliquer au minima le logo d'artefacts au bon format disponible sur le cloud dans le dossier ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS/AUTONOMIE. Il existe également une version GIMP (.xcf) avec un modèle qui permet de juxtaposer son logo à côté de celui d'ARTEFACTS. Attention, le format .xcf n'est pas supporté, il faut faire un export au préalable. Il vaut mieux éviter le format Jpeg qui est caca dont la compression est dégueulasse. Le PNG c'est bien!

[modifier] Souvent je fournis une "proposition technique" où je parle des matériaux utilisés, des techniques de réalisation etc...je peux faire un doc pdf sur autonomies? ou je le fais sans passer dans cette plateforme?

Tu peux attacher des documents aux devis, et aux factures aussi. cf infra. Manipulations > Comment indiquer la répartition?

[modifier] Manipulations

[modifier] ajouter un fichier à ton devis ou à ta facture

[modifier] 1) AU MOMENT DE LA CREATION DU DEVIS OU D'UNE FACTURE:

Tu joins le fichier lors de l'édition de ton brouillon de devis/facture= menu projet, tu sélectionnes ton projet, tu cliques sur le bouton "+ créer un devis " ou "+ créer une facture , tu suis les indications et quand tu arrives sur l'éditeur du devis/facture, tu regardes dans le menu "actions" à gauche du corps du devis il y a la mention "attacher un fichier", tu cliques dessus et y'a plus qu'à suivre la procédure de téléversement hyper simple c'est à dire que le champ description est obligatoire mais celui du type de fichier non, il y a plus qu'à cliquer sur parcourir, choisir ton fichier et cliquer sur le bouton vert "valider". Ton fichier est maintenant joint.

[modifier] 2)AU MOMENT D'UN DEVIS/D'UNE FACTURE AU STADE BROUILLON

Lorsqu'un devis/facture est au stade brouillon ( un symbole B est indiqué en face du nom du doc) c'est qu'il/elle n'a pas encore été validé.e, dans ce cas, pour ajouter le fichier il faut retourner dans le menu projet, sélectionner le devis/la facture concerné.e par l'ajout ultérieur d'un fichier joint, sur la ligne du devis/facture en question tu cliques sur "voir/modifier" qui te renvoie à l'interface de création/modification d'un devis/facture et tu suis à partir de là la procédure indiquer dans le cas 1) .

[modifier] 3) AU MOMENT OU LE DEVIS EST DEJA VALIDE

Il faut aller dans le menu GESTION/Devis, se mettre sur la ligne du devis concerné, cliquer sur le nom du devis en bleu dans la colonne description et dans le bloc central, il faut cliquer sur le titre en bleu "fichiers attachés", puis cliquer sur +attacher un fichier et suivre la procédure de téléversement expliquée dans le cas 1)

[modifier] 4) AU MOMENT OU LA FACTURE EST DEJA VALIDEE

Pour l'ajout ultérieur d'un fichier attaché sur une facture en brouillon c'est plus court, il suffit d'aller dans ton projet concerné, sur la ligne de la facture en question, il faut juste cliquer sur le bouton "+" dans la colonne Fichiers attachés" ATTENTION : si vous générez une facture à partir d'un devis ayant un fichier joint, le fichier sera automatiquement joint à la facture nouvellement créée ! De plus les fichiers joints ne s’intègrent pas automatiquement dans le PDF devis/facture envoyé au client, il faut malgré tout lui envoyer à part !

[modifier] Comment peut-on indiquer la répartition entre les coopérateurs.trices lorsqu'on édite une facture à plusieurs?

En joignant un fichier texte (.txt) de répartition aux documents concernés.

[modifier] Pour le faire à partir d'un devis

Il faut suivre le chemin suivant : menu gestion/sous-menu devis,

Puis il faut sélectionner le devis concerné par la répartition en cliquant sur son libellé (en bleu) dans la colonne Description.

A partir de là , dans le corps de la page, il faut cliquer sur "fichiers attachés" , puis cliquez sur le bouton + attacher un fichier en bleu. On arrive alors sur une page "téléverser un fichier" qui nous propose de renseigner le type de fichier (laisser vide) et sa description (champ obligatoire) puis on clique sur parcourir afin de sélectionner son fichier texte pour l'importer et on clique sur le bouton vert "VALIDER" . Le fichier est alors joint au devis, on le retrouve en retournant sur le devis concerné.

Si on génère une facture à partir de ce devis, le fichier attaché est conservé et s'applique automatiquement à la facture.

[modifier] Pour attacher une répartition à une facture sans devis pré-existant

Il faut suivre ce chemin: menu gestion/sous menu factures puis sur la ligne de la facture concernée par la répartition, il suffit de cliquer sur le bouton + dans la colonne "fichiers attachés" et de téléverser le fichier (rappel : le champs type de fichier reste vide et champs description obligatoire)